Jednym z kluczowych jest oczywiście lokalizacja i możliwości swobodnego dojazdu – w tym aspekcie centralnie usytuowane i dobrze skomunikowane obiekty są najdogodniejsze. Kolejne to możliwości techniczne i aranżacyjne oraz kompleksowość usługi. Niezmiernie istotne jest przy tym zaplecze gastronomiczne – nie oszukujmy się, jedzenie jest jedną z głównych składowych oceny jakości wydarzenia przez jego uczestników. Nie mniej istotne są możliwości noclegowe, znaczenie ma również klimat miejsca i jego najbliższego otoczenia. Teraz, dla przykładu, przyjrzyjmy się Montowni. Lokalizacja – centrum Gdańska, historyczne, postoczniowe tereny, w spacerowej odległości dworzec główny PKP. Elastyczna przestrzeń konferencyjna w industrialnym stylu, która pomieści ponad 100 osób. Na miejscu niespotykane wręcz zaplecze gastronomiczne – dzięki food hallowi działającemu w Montowni możemy wybierać spośród oferty 19 różnych restauracji oferujących kuchnie z całego świata. Sam food hall to przestrzeń, która pomieści 900 osób. Z kolei dzięki części hotelowej obiektu mamy do dyspozycji ponad 100 loftowych apartamentów, w których wygodnie może przenocować nawet 600 osób. Na miejscu mamy więc wszystko, czego potrzebujemy, a nawet więcej…. W galeryjnych przestrzeniach Montowni możemy się zetknąć ze sztuką. Sam budynek z licznymi, zachowanymi artefaktami podkreśla industrialny charakter i historię tego miejsca. Dookoła mamy dziedzictwo postoczniowe oraz inne, ciekawe obiekty, jak Europejskie Centrum Solidarności czy Muzeum II Wojny Światowej. Jest także zaplecze dla organizacji wydarzeń o znacznie większej skali.