Ten artykuł czytasz w ramach bezpłatnego limitu

Czy można już ogłaszać definitywny koniec standaryzowanych, monotonnych przestrzeni biurowych? Na to jest jeszcze za wcześnie, ale faktem jest, że biura coraz częściej stają się urozmaicone, elastyczne i wielofunkcyjne. Dzieje się tak dlatego, że firmy starają się dostosować do potrzeb pracowników, m.in. kierując się ideą Activity Based Workplace.

Elastyczne biuro od kuchni

Przyjrzyjmy się, jak wyglądają takie biura. Przede wszystkim, są w nich strefy odpowiadające różnym aktywnościom, np. pokoje cichej pracy, większe pomieszczenia do spotkań zespołowych albo do prowadzenia telekonferencji, budki telefoniczne do dłuższych, głośnych rozmów, stanowiska do pracy stojącej i oczywiście chillout roomy, często z wyposażeniem wybranym przez pracowników (popularnością cieszą się piłkarzyki i konsole do gier).

Pracownicy zwykle nie mają na stałe przypisanych biurek (choć nie jest to celem samym w sobie). Np. jeśli ktoś lubi pracować w chillout roomie, bo tam najłatwiej się koncentruje, to nie ma problemu. Ale indywidualne preferencje to jedno. Badania pokazują, że coraz większy udział w godzinach pracy mają też różnego rodzaju zadania zespołowe, a biuro powinno odpowiadać na potrzeby związane z komunikacją bezpośrednią. Praca jest tu definiowana raczej jako zestaw różnego typu aktywności niż konkretne stanowisko. Dlatego tak ważne jest, by pracownicy mieli swobodę wyboru zarówno czasu i miejsca pracy, jak i narzędzi.

Jednak trzeba mocno podkreślić, że Activity Based Workplace nie jest tylko pomysłem na inną aranżację wnętrz. Stworzenie funkcjonalnych stref to raczej tylko środek do celu. Chodzi o to, żeby przestrzeń wspierała kreatywność, zaangażowanie i współpracę.

Według raportu „Nie bój się Activity Based Workplace” aż 70 proc. pytanych pracowników zauważyło, że praca w takim elastycznym środowisku dodaje im energii i jest bardziej stymulująca – mówi Anna Marciniak, menadżer HR i administracji w spółce biurowej Skanska w Polsce.

Dodaje, że biuro nigdy wcześniej nie pełniło tak ważnej roli w rozwoju biznesu, również w ramach employer brandingu, nabierającego coraz większego znaczenia.

Dziś miejsce, w którym pracujemy, musi wspierać karierę profesjonalistów, być skutecznym narzędziem rekrutacyjnym talentów. W samym sektorze nowoczesnych usług dla biznesu, w którym dziś w Polsce pracuje już około 245 tysięcy specjalistów, aż 8 z 10 zatrudnionych chciało zobaczyć swoje miejsce pracy przed zawarciem umowy. 87 proc. menedżerów jest zdania, że atrakcyjnie zaprojektowane biuro może przyczynić się do pozyskania najlepszych kandydatów z rynku pracy – podkreśla Anna Marciniak.

Pytają i zmieniają

Na przykład we wrocławskim biurze AmRest, międzynarodowego operatora zarządzającego markami branży gastronomicznej, już w tej chwili znajdują się specjalne miejsca do spotkań-ad hoc, budki telefoniczne, „hot deski”, miejsca do pracy kreatywnej czy relaksu, ale to nie koniec zmian. Firma jest właśnie w trakcie projektowania swojego całkiem nowego biura.

Przeanalizowaliśmy czas i sposoby pracy, zapytaliśmy pracowników o ich pomysły i rekomendacje, aby w pełni je dopasować do potrzeb organizacji. To pozwoliło nam zrozumieć, jak nasze przyszłe biuro może wspierać pracowników w realizacji zadań, uwalniać ich potencjał i kreatywność, ułatwiać współpracę. Elastyczne projektowanie biura w duchu Activity-Based Working stawia pracownika i jego potrzeby w centrum – to sprawia, że czuje się on w biurze po prostu lepiej, pracuje mu się efektywniej, gdzie i jak lubi. Ma to znaczący wpływ na poczucie szczęścia w pracy – gdy ktoś dostrzega moje potrzeby i dostosowuje moje miejsce pracy do moich preferencji czuję się doceniony/doceniona. A to jeden z najważniejszych składników szczęśliwego miejsca pracy – opowiada Katarzyna Zadrożna z AmRest.

Na tego rodzaju zmiany decydują się dziś firmy z różnych branż. Wyraźnie widać, że można już mówić o szerokim trendzie, a nie dopiero o forpoczcie zmian inspirowanych Activity Based Working.

Branże, które najchętniej korzystają z elastycznych biur to, poza firmami IT, także firmy z sektora usług biznesowych, firmy doradcze, FMCG oraz agencje i domy mediowe – mówi Anna Marciniak.

W ramach idei Activity Based Working nie istnieje jednak biuro uniwersalne, do zastosowania dla wszystkich firm i pracowników na zasadzie kopiuj-wklej. Jeśli ma to zadziałać w praktyce, to pytanie o rzeczywiste (i indywidualne) potrzeby pracowników trzeba potraktować bardzo poważnie, unikać narzucania rozwiązań z góry i myślenia życzeniowego. Kluczową rolę odgrywają też oczywiście charakter pracy i struktura zespołów.

Dlatego tak ważna jest analiza i przygotowanie odpowiedniego procesu badań i wyciągnięcia z nich wniosków na długo przed projektowaniem biura i przeprowadzką. Co ważne, wdrażanie koncepcji ABW niekoniecznie jest związane z przymusem wynajęcia większego biura. Sama zmiana rozplanowania i aranżacji przestrzeni sprawia, że dostępna powierzchnia jest lepiej zagospodarowana – podkreśla Anna Marciniak.

Projektując nową konfigurację biura trzeba nieraz pogodzić wiele różnych interesów. Wyzwaniem dla pracodawców jest np. to, że w firmach spotykają się różne pokolenia pracowników, pomiędzy którymi istnieje niekiedy ogromna przepaść. Dzisiaj na rynku pracy obecne są aż cztery pokolenia (niektórzy uważają, że nawet pięć).

Najmłodsi wypracowują zupełnie nowy styl pracy, oparty na multizadaniowości, cechuje ich naturalna biegłość poruszania się w świecie nowych technologii. Elastycznie zaprojektowane biuro pozwala dostosować przestrzeń do wymagań różnych pokoleń, dla których wciąż najważniejszy jest komfort i ergonomia – analizuje Anna Marciniak.

Istnieje jeszcze jeden powód, dla którego firmy z zainteresowaniem spoglądają w stronę idei Activity Based Workplace. Wewnętrzne struktury organizacyjne tworzone są już nie na lata, lecz często na miesiące. Zespoły projektowe łączą się i dzielą, a zwinność i gotowość na zmianę wpisują się w DNA nie tylko najbardziej innowacyjnych firm z branż nowoczesnych technologii.

Biura elastyczne, ale w różnym stopniu

Z różnych badań (Sedlak&Sedlak 2016; PracujeBoLubie.pl 2018) wynika, że aż 63 proc. Polaków jest z pracy niezadowolonych. Idea Activity Based Working to szansa na to, by ten wynik poprawić. Praca w przyjaznej przestrzeni dodaje energii życiowej, a odpowiednia aranżacja biura sprzyja interakcjom, dzieleniu się wiedzą i doświadczeniem. Może jest tak, podobnie jak w przypadku aktorów, że dobrze dobrana scenografia pozwala pracownikom zaprezentować talenty w pełnej krasie i najlepiej rozwijać umiejętności.

Z drugiej strony, sama zmiana układu przestrzeni oczywiście nie spowoduje, że ludzie z dnia na dzień będą szczęśliwsi. Istotne znaczenie mają też elementy związane z kulturą organizacyjną: poczucie sensu i celowości tego, co robią, a także wpływu na realizowane zadania i rozwój firmy. Ważne są dobre emocje i relacje, oparte na zaufaniu i przyjaznej atmosferze stwarzanej przez liderów, jak również realne możliwości rozwoju zawodowego. Dopiero wszystko to, łącznie z odpowiednimi rozwiązaniami architektonicznymi, sprawia, że pracownicy – mówiąc obrazowo – rozwijają skrzydła. Stają się bardziej kreatywni i zaangażowani, a także mocniej identyfikują się z organizacją (czyli są mniej skłonni do zmiany pracodawcy), a to w wymierny sposób przekłada się na wyniki biznesowe firmy.

Jak pokazuje wspomniany raport „Nie bój się Activity Based Workplace”, tylko 7 proc. firm deklaruje, że korzysta z modelu ABW. Jednak tradycyjny open space jest w odwrocie: nawet 7 na 10 organizacji wprowadza dziś udogodnienia i rozwiązania sprzyjające kreatywności i pracy zespołowej. Jedne są na tej drodze dalej, inne dopiero startują, ale widać, że na naszych oczach dokonuje się ewolucja pracy biurowej.

Czytaj ten tekst i setki innych dzięki prenumeracie
Wybierz prenumeratę, by czytać to, co Cię ciekawi 
Wyborcza.pl to zawsze sprawdzone informacje, szczere wywiady, zaskakujące reportaże i porady ekspertów w sprawach, którymi żyjemy na co dzień. Do tego magazyny o książkach, historii i teksty z mediów europejskich.