Ten artykuł czytasz w ramach bezpłatnego limitu

Co to jest outsourcing?

Outsourcing (z ang. outside-resource-sourcing) to zgodnie z definicją, jaką możemy znaleźć na Wikipedii „wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom”. A mówiąc prostym językiem – zlecanie usług na zewnątrz.

Z raportu „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”, przygotowanego przez KPMG, wynika, że prawie 65 proc. ankietowanych firm korzysta z tego typu usług. Z outsourcingu niektórych czynności najczęściej korzystają mniejsze firmy, bo nie opłaca się im tworzyć odrębnych stanowisk pracy.

Oto 7 najpopularniejszych usług online, w ramach których przedsiębiorcy poszukują zewnętrznych wykonawców:

1. Księgowość i kadry

Często zmieniające się przepisy podatkowe oraz konieczność rozliczania co miesiąc pracowników powodują, że firmy chętnie korzystają zewnętrznej księgowości.

Podpisując umowę z biurem rachunkowym, przedsiębiorca zyskuje czas i spokój, bo to ono staje się odpowiedzialne za monitorowanie zmian w prawie i adekwatne dostosowanie działań księgowych i kadrowych.

Biura rachunkowe coraz częściej przechodzą z działalnością do internetu. Obsługa jest realizowana za pomocą poczty elektronicznej, specjalistycznych serwisów samoobsługowych i aplikacji, przez które można załatwić większość rzeczy (np. wystawić fakturę czy dodać koszty).

Ale uwaga!

Niezależnie od rodzaju podpisanej umowy to my, jako przedsiębiorcy, odpowiadamy przed fiskusem i innymi organami administracji publicznej. Z tego powodu warto samemu śledzić najważniejsze zmiany w prawie podatkowym i wszelkie niejasności wyjaśniać z księgowym.

Outsourcing usług księgowych w żadnym razie nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności.

2. Doradztwo podatkowe i gospodarcze

Mimo że dziś mówi się o intelektualizacji pracy księgowego, czasami współpraca z biurem rachunkowym to za mało, szczególnie na początku działalności firmy. W tym okresie przedsiębiorcy potrzebują często szybkich konsultacji z doradcą podatkowym. Dlatego wielu z nich udziela porad online.

Korzystając z pomocy takiego doradcy, właściciel firmy, nie ruszając się z fotela, jest w stanie zdobyć odpowiedzi na pytania dotyczące np. wyboru optymalnej formy prowadzenia działalności gospodarczej czy sporów z urzędami.

To duża wygoda, tym bardziej że płaci się określoną stawkę za poradę w konkretnej sprawie. Outsourcing pomaga firmom uniknąć ponoszenia opłat za długoterminową, stałą współpracę.

Elastyczność współpracy to też duża zaleta zewnętrznych doradców podatkowych i gospodarczych. Szczególnie w czasach spowolnienia gospodarczego czy recesji, w których firmy unikają długoterminowych zobowiązań.

3. Obsługa prawna

Outsourcing obsługi prawnej może polegać na podpisaniu umowy o współpracy z zewnętrznym prawnikiem lub na doraźnym bądź stałym korzystaniu z pomocy prawników czy biur prawnych działających online. W takim przypadku najczęstszym modelem współpracy jest zlecanie pojedynczych zadań wymagających asysty prawnej.

W zależności od potrzeb firmy prawnicy analizują zapisy umów, przygotowują szkice różnych ważnych dokumentów, przeprowadzają wywiad gospodarczy, zajmują się odzyskiwaniem należności lub reprezentują swoich mocodawców przed sądami i urzędami.

Warto z tej usługi korzystać, bo dobry prawnik zaoszczędzi nam nie tylko mnóstwo czasu i nerwów związanych ze śledzeniem i dostosowywaniem działalności do szybko zmieniającego się prawa.

W czasach spowolnienia gospodarczego jego pomoc może okazać się szczególnie cenna dla zapewnienia płynności finansowej twojej firmy. Jedno odpowiednio przygotowane pismo często zdziała więcej niż wielotygodniowe próby odzyskania należności czy ustalenia korzystnych warunków regulowania zobowiązań.

4. Rekrutacja i zarządzanie zasobami ludzkimi

Duża rotacja czy problemy ze znalezieniem specjalistów na poszczególne stanowiska mogą obniżyć konkurencyjność firmy, zagrozić realizacji bieżących zleceń, a nawet zablokować jej rozwój.

Z tego względu outsourcing zatrudnienia do agencji pracy lub platform rekrutacyjnych online staje się coraz popularniejszy.

Zakres zadań takiej agencji jest szeroki i sprowadza się nie tylko do pomocy w znalezieniu pracowników o odpowiednich kompetencjach i umówienie ich na spotkanie z potencjalnym pracodawcą.

Często jest to cała obsługa kadrowo-płacowa, konstrukcja umów, obsługa świadczeń pracowniczych (w tym szkoleń), wstępne spotkania z kandydatami oraz ich selekcja. Ten etap coraz częściej realizowany jest online za pomocą narzędzi do telekonferencji, takich jak np. Google Hangouts, Microsoft Teams czy Zoom.

Przenoszenie procesów rekrutacyjnych do internetu ogromnie przyspieszyło od czasu pandemii koronawirusa i wszystko wskazuje na to, że zostanie z nami na dobre.

5. Dostęp do informacji

W prowadzeniu biznesu kluczowa jest informacja. To właśnie ona daje dziś przewagę nad konkurencją. W erze postępującej cyfryzacji stały dostęp do rzetelnych, wiarygodnych i sprawdzonych treści gospodarczych, zmian w prawie i informacji z kraju, regionów i ze świata staje się produktem podstawowym.

Dlatego przedsiębiorcy coraz częściej, oprócz prenumerat papierowych, decydują się na dokupienie dla siebie i swoich pracowników również prenumerat cyfrowych.

Oprócz szybkiego dostępu do informacji ważnych dla biznesu prenumeraty cyfrowe dostarczają pracownikom również treści rozwojowe i rozrywkowe, które pomagają im zarówno zwiększać swoje kompetencje, jak i złapać pięć minut oddechu potrzebnego dla równowagi.

Jest to szczególnie ważne w obecnych czasach, gdy firmy borykają się z trudnościami. Te kilka minut relaksu może pomóc pracownikowi złapać oddech.

Chcąc nadążyć za szybko zmieniającymi się potrzebami firm i instytucji, największe polskie wydawnictwa tworzą specjalne pakiety prenumerat cyfrowych.

Przykładem może być „Gazeta Wyborcza”, która przygotowała ofertę prenumeraty cyfrowej dla firm i instytucji w wersjach: Podstawowej, Premium i Biznes, wzbogaconych o wiele dodatkowych materiałów (np. e-booków) oraz możliwość słuchania podcastów Radia TOK FM.

Szczegóły oferty oraz informacje na temat pakietów dostępne są pod tym linkiem.

6. Marketing i reklama

Outsourcing działań marketingowych i reklamowych to codzienność wielu firm od mikroprzedsiębiorstw po duże firmy i korporacje.

Marketing w coraz większym stopniu przechodzi do sieci, bo Internet pozwala na lepszą kontrolę wydatków, elastyczność i większe możliwości optymalizacji niż media tradycyjne.

Ten trend, zwany „offline to online”, jest widoczny już od wielu lat, jednak niedawna pandemia koronawirusa spowodowała jego przyspieszenie.

Choć wiele firm w czasach spowolnienia gospodarczego decyduje się redukować swoje wydatki, to jednak przedsiębiorcy decydują się lokować część zaoszczędzonego budżetu właśnie w kanałach digitalowych.

Firmy decydują się na outsourcing działań marketingowych i reklamowych, bo często koszt związany ze zbudowaniem kompetentnego zespołu marketingowego wewnątrz firmy byłby dużo wyższy niż koszt wynajęcia agencji.

A to tylko czubek góry lodowej problemów związanych z posiadaniem własnego zespołu.

7. Logistyka towarów

Wielu producentów, dystrybutorów oraz firm z branży e-Commerce decyduje się też korzystać z pomocy w zakresie logistyki produkowanych, dystrybuowanych lub sprzedawanych przez siebie produktów.

Najjaskrawszym przykładem będzie tu usługa fulfillmentu, która polega na całkowitym outsourcingu wszystkich zadań logistycznych do zewnętrznej firmy.

W ramach takiej współpracy partner logistyczny magazynuje towary, znakuje, pakuje i wysyła zamówienia do odbiorców, a czasem również obsługuje zwroty lub zapewnia pakowanie indywidualne (np. jako prezent).

Co więcej, profesjonalne firmy oferujące usługę fulfillmentu mają odpowiednie oprogramowanie, które łatwo integruje się z większością systemów do obsługi sprzedaży czy platform e-Commerce (np. Prestashop, Magento, Shopify).

Przedsiębiorca nie musi praktycznie ingerować w proces zakupowy. Całość procesu dzieje się po stronie partnera logistycznego, który otrzymuje zamówienie bezpośrednio w swoim systemie i obsługuje proces dostawy od początku do końca.

Takie rozwiązania powodują, że coraz więcej osób decyduje się na uruchomienie sklepów internetowych, skupiając się głównie na działaniach sprzedażowych i marketingowych, obsługę wysyłek zlecając na zewnątrz.

Działalność w takim modelu znacznie ułatwia też skalowanie prowadzonej działalności, zapewniając płynność dostaw niezależnie od wolumenu sprzedaży.

Podsumowanie

Wieloletnią współpracę z wyspecjalizowanymi podmiotami zewnętrznymi docenia coraz więcej firm. W czasach spowolnienia gospodarczego główną zaletą outsourcingu jest oszczędność czasu i pieniędzy, gdyż zlecając część zadań i procesów na zewnątrz, przedsiębiorca może skupić się na działaniach związanych z rozwojem swojej działalności.

Outsourcing daje stabilność, możliwość skalowania, dostęp do wykwalifikowanej kadry, a także zapewnia ciągłość świadczenia usług i elastyczność w zależności od zmieniających się potrzeb naszej firmy.

W takiej współpracy ważne jest też to, że zewnętrzna firma jest w stanie przejąć na siebie część lub całość odpowiedzialności za powierzony jej obszar. To zaś z kolei oznacza rozłożenie ryzyka na więcej podmiotów, zmniejszając jego poziom.

Prenumerata cyfrowa dla firm i instytucji
SPRAWDŹ OFERTĘ >>>
Czytaj ten tekst i setki innych dzięki prenumeracie

Wybierz prenumeratę, by czytać to, co Cię ciekawi

Wyborcza.pl to zawsze sprawdzone informacje, szczere wywiady, zaskakujące reportaże i porady ekspertów w sprawach, którymi żyjemy na co dzień. Do tego magazyny o książkach, historii i teksty z mediów europejskich. Zrezygnować możesz w każdej chwili.