Dobra wiadomość jest taka, że trudno narzekać na brak opcji. Gorsza, że podjęcie decyzji jest utrudnione, gdy kilkanaście programów pełni taką samą funkcję i pozornie niczym się nie różni. Firma przymierzająca się do pracy zdalnej powinna wziąć pod uwagę oprogramowanie z obszarów komunikacji, organizacji pracy i bezpieczeństwa.

Jakie programy do codziennych rozmów?

– Przede wszystkim warto wybrać narzędzia, które pozwolą uniknąć nadmiaru maili. Omawianie bieżących działań jest efektywniejsze poprzez czat czy wideokonferencję – mówi Liza Nema, koordynator projektu w TechSoup, firmie wyposażającej organizacje non-profit.

Nema zaznacza, że nawet zbliżone pod względem funkcji komunikatory wideo różnią się zakresem możliwości. Na tym polu od niedawna króluje Zoom, oferujący wirtualną tablicę, udostępnianie ekranu, nagrywanie spotkań czy organizowanie webinarów. Popularna alternatywa to Google Meet, wchodzący w skład pakietu Google G Suite. Zaletą aplikacji jest integracja z innymi usługami Google, takimi jak Kalendarz czy Google Drive, który umożliwia wspólną pracę na plikach.

Z Google Meet korzysta większość zapytanych przez nas firm, w tym software house fireup.pro. W jego przypadku optymalne okazało się połączenie Google G Suite z aplikacją Slack.

– Slack to intuicyjny i wszechstronny program pozwalający tworzyć kanały tematyczne czy grupowe konwersacje. Umożliwia wysyłanie plików, rozmowy głosowe i wideo. Jednak narzędzia Google są bardziej powszechne, więc korzystamy z nich np. do komunikacji z klientami. Do konferencji można łatwo zaprosić osoby spoza organizacji – mówi Gosia Majcherek, employer branding specialist w fireup.pro.

Ze względu na kontakty z klientami lub partnerami warto dobrze zastanowić się nad wyborem aplikacji. Większość programów posiada swoje odpowiedniki: alternatywą dla pakietu Google G Suite jest Microsoft 365. Dla Slacka – Workplace from Facebook.

Gdy konieczna jest współpraca wykraczająca poza okazjonalne rozmowy, łatwiej koordynować zespoły korzystające z takich samych rozwiązań.

Narzędzia do wspólnej pracy

Programy do pracy zdalnej umożliwiają różnym osobom, a nawet organizacjom współdzielenie plików i jednoczesną pracę nad nimi. Dzięki edytorom tekstu w pakietach Google G Suite czy Microsoft 365 każdy może widzieć nanoszone przez inne osoby zmiany w czasie rzeczywistym, komentować je czy sugerować poprawki. Jest to możliwe tylko pod warunkiem korzystania z tego samego narzędzia. W przeciwnym razie konieczny będzie każdorazowy eksport pliku do formatu .doc i jego ręczna wysyłka, np. przez e-mail. Dobrze zatem, jeśli oprogramowanie w firmie jest zgodne z tym wykorzystywanym przez partnerów.

Osobną kwestią jest planowanie. Istnieje szereg aplikacji pozwalających zakładać karty projektów, przypisywać do nich uczestników, terminy, zadania, a także aktualizować status prac. Jedną z najbardziej złożonych aplikacji jest Jira, pozwalająca kompleksowo rozpisać każde zadanie, ale i wymagająca więcej zaangażowania od użytkowników. Asana to rozbudowane, choć prostsze w obsłudze narzędzie. Posiada ponad 50 wzorów tablic projektowych, dzięki czemu firma może dostosować sposób planowania zadań do swojego stylu pracy. Przyjazne dla nowych użytkowników jest Trello, gdzie aby przesunąć zadanie do kolejnej fazy, wystarczy przeciągnąć je myszką.

Gama rozwiązań jest szeroka – do dyspozycji są Notion, Todoist, Workzone, Scoro i dziesiątki innych narzędzi do zarządzania projektami. Zwykle producenci umożliwiają przetestowanie bezpłatnej wersji próbnej.

W trosce o bezpieczeństwo

Praca przy komputerze bez opieki działu IT rodzi ryzyko wycieku poufnych dokumentów czy haseł, co może doprowadzić do strat wizerunkowych a nawet pieniężnych. Przed taką sytuacją mogą uchronić specjalne narzędzia. Powinny im towarzyszyć proste, zrozumiałe procedury i dobre praktyki promowane przez organizację.

– W Orange stosujemy cały szereg rozwiązań ds bezpieczeństwa. Korzystamy m.in. z odpowiedniego standardu haseł czy zabezpieczeń naszego firmowego zespołu CERT, m.in. CyberTarczy. W przypadku dostępu z urządzeń mobilnych stosujemy szyfrowanie poczty i plików, a laptopy posiadają zaszyfrowane twarde dyski. Korzystamy także z szyfrowania połączeń poprzez VPN – mówi Sławomir Chmielewski, dyrektor bezpieczeństwa Orange Polska.

VPN (Virtual Private Network, wirtualna sieć prywatna) to jedno z podstawowych narzędzi ochronnych. Uniemożliwia śledzenie aktywności online i lokalizacji użytkownika. Zawsze warto z niego korzystać, zwłaszcza podczas łączenia się z publiczną siecią Wi-Fi lub hotspotami w telefonie. Takim zabezpieczeniom powinno towarzyszyć odpowiednio złożone hasło, składające się z minimum ośmiu znaków, w tym znaków specjalnych, cyfr oraz dużych i małych liter. W zarządzaniu hasłami pomagają tzw. managery haseł, takie jak NordPass, LastPass czy 1Password.

– Skuteczność ochrony zwiększa model Synchronized Security. Stosowane przez nas rozwiązania synchronizują między sobą informacje o potencjalnych zagrożeniach na wielu poziomach: sieci, serwerów, komputerów, urządzeń mobilnych czy sieci bezprzewodowych. Pozwala to na szybką, automatyczną reakcję i odparcie ewentualnego ataku, jeszcze zanim przestępca dostanie się do systemu – dodaje Łukasz Formas, kierownik zespołu inżynierów w firmie Sophos.

Po godzinach

– Na home office charakter naszej pracy się nie zmienił, ale z biegiem czasu zaczęło nam brakować firmowych rytuałów, takich jak wspólna kawa w kuchni. Kuchnia to przestrzeń do integracji, wymiany wiedzy, a nawet generowania nowych pomysłów czy rozwiązań – przyznaje Gosia Majcherek z fireup.pro.

W przypadku software house'u remedium na brak spotkań towarzyskich okazały się wspólne „wycieczki online” do różnych części świata, a także do światów fikcyjnych. Pozwalają one odetchnąć od zadań i ze świeżym umysłem przejść do prac koncepcyjnych. Dodatkową atrakcją tej formy integracji jest możliwość zmiany tła, jaką daje aplikacja Zoom czy Microsoft Teams. Dzięki niej można zwiedzać Indie czy Gotham City z zespołem. Również gry komputerowe pozwalające na współpracę wielu graczy są popularną rozrywką zespołów przebywających na home office.

Inicjatywy towarzyskie to pole do popisu dla działów HR, które mogą aktywizować pracowników quizami czy prostymi wyzwaniami publikowanymi na platformie do komunikacji w firmie. Home office udowadnia bowiem, że obowiązki to nie wszystko. W tradycyjnym biurze rozmowa o sprawach prywatnych na przerwie czy po pracy jest ważnym elementem codzienności.