Joanna Sosnowska: Gdy przechodziliśmy na pracę zdalną w marcu myśleliśmy, że potrwa ona dwa tygodnie, góra miesiąc. Teraz wszystko wskazuje na to, że posiedzimy w domu co najmniej kolejne trzy miesiące. Jak pracować z domu i nie oszaleć?

Malwina Puchalska-Kamińska*: Myślę, że będziemy musieli zmienić sposób myślenia o pracy zdalnej. Część osób nastawiła się na to, żeby w czasie pandemii "po prostu przetrwać", bo to miała być tylko chwilowa zmiana. Część osób nie stawiała granicy między pracą a życiem osobistym, czyli siedziała z komputerem dłużej niż normalnie, albo nie zaczynała dnia od porannej toalety, tylko siadała do komputera jeszcze w piżamie. Z krótszą perspektywą terminową, czyli świadomością, że popracujemy z domu tylko jakiś czas, część ludzi pracowała tak, jak gdy np. była chora.Teraz, jeśli mamy z domu pracować kolejne miesiące, trzeba się na nowo zastanowić, jak chcę pracować z domu. Jak mogę stworzyć sobie tę "nową normalność”? Można np. wprowadzić zasady, które pomagają się organizować. Teraz jest dobry moment na to, żeby wyciągnąć wnioski z minionych trzech miesięcy i zastanowić się, co mi ułatwia, a co przeszkadza w pracy i te ostatnie rzeczy wyeliminować.

Czasami zapominamy, że choć jednego dnia możemy siedzieć przed komputerem kilkanaście godzin i nie czujemy się zmęczeni, to jeśli będziemy to robić przez tydzień, po prostu padniemy. Powinniśmy zarządzać swoją energią i czasem myśląc w dłuższej perspektywie - nie tylko, że "dziś dam z siebie wszystko, bo projekt tego wymaga", bo jeśli będziemy się zbyt mocno obciążać, to za tydzień lub dwa odczujemy skutki.

To może po kolei - jak nie pracować zdalnie kilkanaście godzin na dobę?

Wszystko zależy od kultury pracy w korporacji, bo przecież są takie, w których pracuje się tak na co dzień, nawet w święta. Ale jeżeli firma dąży do tego, żeby ludzie pracowali 8 godzin, to przy pracy zdalnej trzeba dobrze zaplanować zadania. Czyli nie tylko kiedy chcemy skończyć pracę, ale też ustalić priorytety, zajmować się rzeczami najważniejszymi na początku, a później tymi mniej ważnymi. Na szkoleniach, które prowadzę w firmach często okazuje się, że niewiele osób planuje swoją pracę, raczej działają ad hoc.

Czasami podczas pracy zdalnej wykonujemy różne zadania domowe, np. pranie czy gotowanie, przez co burzymy sobie grafik. To sprawia, że w ciągu dnia powstaje "luka" i zamiast kończyć pracę o 16 czy 17, pracujemy dużo dłużej i bardziej się męczymy.

W ograniczeniu pracy do 8 godzin może też pomóc wprowadzenie przerw, zwłaszcza jeśli pracujemy przy komputerze. Praca non stop obniża efektywność i wtedy jest ryzyko, że będziemy dłużej pracować.

Dobra praktyka jest taka, że przerwy są planowane i w tym czasie pozostałe osoby z zespołu jej nie zakłócają, wtedy możemy faktycznie odpocząć. Szkoliłam ostatnio firmę IT i pojawił się m.in. temat pracy zdalnej. Dyrektor tej firmy mówił, że pracownicy częściej umawiają się teraz na telekonferencje, ale są one planowane jedna po drugiej, bez zostawienia uczestnikom chwili oddechu. Takie podejście wymaga większej dbałości o współpracowników. Wystarczyłoby przecież, żeby dać osobie, która kończy jedną telekonferencję i zaraz zaczyna kolejną 10 minut przerwy.

Nie wszyscy szefowie akceptują, że pracownika nie ma przed komputerem w czasie pracy.

Niestety, są firmy w których kierownicy wydzwaniają do ludzi w różnych godzinach tylko po to, by sprawdzić, co pracownik robi. I jaki jest efekt? Pracownicy są zestresowani, czują się kontrolowani. Boją się, że gdy nie odbiorą, to szef pomyśli, że wyszli na spacer. To absurdalne. Dzisiaj lepiej radzą sobie te firmy, w których jest zaufanie, bo to właśnie ich pracownicy są bardziej efektywni.

Jeśli szef ma zaufanie do ludzi i jest przekonany, że są samodzielni, to jego zespół wierzy, że pracodawca ich dobrze traktuje i starają się pracować dobrze. W firmach, które zaopiekowały się pracownikami podczas pandemii, np. dbając o ich bezpieczeństwo lub o to, żeby mieli na czym pracować z domu, ludzie są bardziej zmotywowani. Mają poczucie lojalności wobec firmy. A tam, gdzie zostali potraktowani źle, gdzie są cały czas kontrolowani, nie mają motywacji, żeby bardziej się przykładać do pracy i dawać z siebie więcej.

Co może zrobić pracownik, do którego kontrolujący szef wydzwania po godzinach?

Można spróbować porozmawiać z szefem mówiąc, że takie telefony utrudniają wykonywanie obowiązków. Tu przyda się dobre wyczucie swojego szefa. Niestety, są też przypadki niereformowalne. W trudnych sytuacjach w rozmowie można używać argumentów o efektywności. Np. że cenimy sobie jego zaangażowanie w naszą pracę, ale teraz mamy zadanie koncepcyjne i widzimy, że telefony od szefa sprawiają, iż wykonanie go zajmuje więcej czasu.

Praca zdalna to wyzwanie nie tylko dla szefów. Sami też musimy się mierzyć z większą liczbą maili i wiadomości na komunikatorach. Jest jakiś sposób, żeby w nich nie utonąć?

Dobrą praktyką jest wprowadzanie “godzin ciszy”, czyli pracownik może sobie wybrać godzinę na prace koncepcyjne, kiedy może się skupić wyłącznie na jednym zadaniu. W jednej znanej mi firmie każdy z pracowników może sobie wybrać jeden dzień w tygodniu gdzie nie odbiera maili i telefonów przez co najmniej 5 godzin w ciągu dnia, żeby po prostu nadrobić pracę projektową. Jeśli w tym czasie zadzwoni klient, to odbiera inna osoba z zespołu. Efektywność w tym zespole bardzo wzrosła.

Do tej pory żyliśmy z przekonaniem, że niedługo wrócimy do biur, co mogło nas motywować do większej mobilizacji. A jak motywować się teraz?

Natknęłam się na amerykańskie badania na temat satysfakcji pracowników podczas pandemii. Wynika z nich, że 51 proc. ludzi jest tak samo zadowolonych z pracy, jak było przed pandemią, 11 proc. żałuje, że nie zmienili pracy wcześniej, a 38 proc. ludzi stwierdziło, że teraz bardziej niż kiedykolwiek docenia swoją pracę. Na utrzymanie wysokiego poziomu motywacji wpływa też dobra organizacja pracy i dbanie o to, żeby nie pracować ponad siły. Częściowo te wyniki tłumaczy również fakt, że badani wciąż mają pracę i cieszą się tym, że jej nie utracili.

Przy pracy zdalnej cierpią relacje koleżeńskie z osobami z naszych zespołów. Jak można o nie zdalnie dbać?

Zbieram pomysłowe przykłady zespołów, które starają się te relacje utrzymać. Przykład z korporacji: spotkanie dyrektorów z prezesem. Umówili się, że podczas telekonferencji każdy będzie miał jakieś dziwne nakrycie głowy. Chodziło o wprowadzenie elementu zabawy, więc prezes założył kapelusz meksykański.

Ten element zabawy jest bardzo ważny, w końcu w biurach często spotykaliśmy się w kuchni na pogaduszki i to normalne, że może nam tego brakować. Także moi koledzy wykładowcy mówią, że podczas nauczania zdalnego brakuje im takich zwykłych rzeczy: a to ktoś podczas wykładu ziewnie, ktoś się zaśmieje, ktoś powie żart. To samo przecież się działo podczas zwykłej pracy biurowej. Dlatego teraz zespoły często umawiają się spontanicznie na komunikatorach. Jeden zespół codziennie o 12 spotyka się na kawę w czasie pracy, po to żeby pogadać, co u nich słychać.

Inny przykład: studentka mówiła, że jej menedżerka poprosiła klientów firmy żeby nagrali krótkie filmiki o tym, jak praca pracowników tej firmy na nich wpłynęła i pokazała je zespołowi. Efekt był świetny, pracownicy poczuli się zmotywowani wiedząc, że ich codzienne obowiązki realnie przekładają się na cudze życie.

Zachęcałabym, żeby nie rezygnować z takich spotkań, lecz by stworzyć takie rytuały z elementami zabawy, dzięki którym mamy kontakt ze sobą.

A jak pracę zdalną mogą na nowo zorganizować sobie rodzice małych dzieci? Wiadomo, że dla nich pracowanie z domu jest szczególnie uciążliwe.

Polacy, czego nie widzę w innych krajach, bardzo stresują się tym, że np. podczas telekonferencji będzie słychać krzyki dziecka, albo że pojawi się ono w kamerze i to zostanie źle odebrane. A przecież większość z nas pracuje z domu, więc obecność dziecka jest czymś normalnym. Co więcej, większość ludzi to rozumie, więc nie trzeba  dodatkowo się stresować.

Można się też umawiać na telekonferencje w konkretnych godzinach, kiedy wiemy, że dziecko będzie spać.

A ile prawdy jest w tym, że powinniśmy mieć wydzielony kącik do pracy z domu?

Czasami biurko możemy mieć wyłącznie w sypialni, więc wtedy teoretycznie trudno oddzielić spanie od pracy. Ale możemy przyłożyć się do tego, żeby kończyć pracę o wyznaczonych godzinach, stworzyć rytuał na zakończenie pracy, np. spacer. Można też zmieniać otoczenie w czasie pracy, czyli pracować chwilę przy biurku, a potem przy stole w kuchni.

Jak rozwiązywać konflikty podczas pracy zdalnej? Podczas kontaktów twarzą w twarz jesteśmy w stanie odczytać emocje rozmówcy, podczas telekonferencji jest to dużo trudniejsze.

Jeśli mamy do napisania maila z trudną informacją, to warto go kilka razy przeczytać przed wysłaniem i zastanowić się, jak zostanie on odebrany. To samo w drugą stronę - jeśli odbierzemy maila, który nas zaniepokoił czy zdenerwował, warto przeczytać go na spokojnie kilka razy, zanim odpowiemy.

Przy telekonferencji z kolei warto nastawić się na większą czułość wobec pracowników i nie brać wielu rzeczy do siebie.

*Malwina Puchalska-Kamińska - psycholog zajmująca się środowiskiem pracy, wykłada na Uniwersytecie SWPS. Prowadzi badania na temat zaangażowania i poczucia sensu pracy. Należy do Polskiego Stowarzyszenia Psychologii Pozytywnej.