Ten artykuł czytasz w ramach bezpłatnego limitu

Pandemia koronawirusa zmieniła sposób pracy w wielu firmach. Zmusiła, niemal z dnia na dzień, do przejścia w tryb zdalny. Firmy, które podążają za cyfrową transformacją, poradziły sobie z nową organizacją pracy doskonale. Potwierdza to badanie przeprowadzone przez Xerox, dostawcę drukarek cyfrowych i usług outsourcingu druku. Wynika z niego, że organizacje z silnymi kompetencjami cyfrowymi łatwiej przeszły przez sytuację związaną z pandemią. Te, które wdrożyły rozwiązania cyfrowe nawet w środku najgłębszej recesji odnotowały w kwietniu 160-proc. wzrost częstotliwości zakupów, 146-proc. wzrost zamówień internetowych w sektorze detalicznym w porównaniu z analogicznym okresem poprzedniego roku.

Materiał promocyjny PartneraMateriał promocyjny Partnera 

Te firmy, w których, z różnych względów, wdrażanie cyfrowych rozwiązań idzie opornie, dostały dużą lekcję do odrobienia. Choć pracownicy wrócili już do biur i wszyscy przyzwyczajamy się do życia w nowej normalności, doświadczenia z lockdownu warto wykorzystać w każdej organizacji. Po pierwsze po to, by przygotować biznes na ewentualną konieczność pracy w ponownym, pełnym trybie zdalnym. Nie wiadomo, jak długo pandemia z nami zostanie i jakie będą kolejne kroki, by jej przeciwdziałać. Po drugie, by sprostać wyzwaniom świata, który, niezależnie od pandemii, staje się coraz bardziej cyfrowy. Tylko biznes, który śledzi nowości, potrafi odpowiednio odpowiedzieć na potrzeby klientów i rozumie zachodzące w świecie zmiany, ma szansę stać się konkurencyjny.

Materiał promocyjny PartneraMateriał promocyjny Partnera 

Czas nadrabiać zaległości

„Nowa normalność” to nie tylko frazes, to nowe wyzwania. W przeciwieństwie do starej normalności, która była przewidywalna, nowa normalność będzie dynamiczna i będzie stale ewoluować. Trzeba nadążać za tym, co przynosi, zwłaszcza pod kątem organizacyjnym. Usprawnienie procesów w firmie, zapewnienie bezpieczeństwa danych, sprawnej współpracy i wymiany informacji to kluczowe kwestie, nad którymi musi pracować biznes, by odpowiedzieć na obecne wyzwania i zapewnić ciągłość działalności. Wiele firm już wyciąga wnioski z pandemii. Z badania przeprowadzonego przez Xerox wynika, że 28 proc. badanych firm nie było w pełni przygotowanych na zamianę trybu pracy, 29 proc. przyznało, że największe problemy stanowiła technologia. W wyniku luk, jakie ujawniła praca w okresie pandemii, aż 70 proc. ekspertów IT na całym świecie dokonuje ponownej analizy wydatków, a 55 proc. zwiększa inwestycje w rozwiązania dotyczącej pracy zdalnej. Pandemia przekonała wiele firmy do priorytetowego traktowania inwestycji w oprogramowanie w chmurze (65 proc.), zdalnego wsparcia IT (63 proc.) oraz inwestycji w oprogramowanie ułatwiające współpracę (52 proc.).

Materiał promocyjny PartneraMateriał promocyjny Partnera 

Biuro w chmurze

Chmura to jedno z najprostszych i najefektywniejszych usprawniań pracy zdalnej. Tymczasem według GUS z płatnych usług chmury obliczeniowej korzystało w Polsce w 2019 roku zaledwie 17,5 proc. przedsiębiorstw, to tylko o 6 proc. więcej niż w 2018 roku. Spośród usług oferowanych w chmurze obliczeniowej największą popularnością cieszyły się usługi poczty elektronicznej (e-mail) – 12,9 proc. przedsiębiorstw oraz oprogramowania biurowego (10,7 proc.). Chmura daje obecnie nieograniczone możliwości. Zapisując w niej dokumenty, uzyskuje się do nich dostęp z każdego miejsca na świecie i z różnych urządzeń. Chmura stanowi też zabezpieczenie przed utratą plików. W przypadku awarii sprzętu, dane są zachowane w niezmienionym kształcie i można z nich skorzystać na innym sprzęcie. Możliwości chmury są niemal nieograniczone. Xerox pozwala dzięki niej zarządzać całym procesem drukowania. Firma, aby usprawnić pracę z każdego miejsca na świecie, stworzyła technologię ConnectKey. Dzięki niej drukarka przestaje być autonomicznym urządzeniem przeznaczonym do wykonywania określonych zadań – staje się asystentem biurowym. To rozwiązanie, którym powinni zainteresować się wszystkie firmy, które na co dzień mają do czynienia z obiegiem dokumentów. Dzięki technologii ConnectKey można zarządzać wszystkimi dokumentami z laptopa, tableta lub smartfona. Pobierać dokumenty, udostępniać je, skanować, drukować, a nawet tłumaczyć. ConnectKey pozwala mieć całe biuro w zasięgu ręki.

Materiał promocyjny PartneraMateriał promocyjny Partnera 

Jedna technologia, nieograniczone możliwości

Urządzeniami z obsługą technologii ConnectKey steruje się za pomocą ekranu przypominającego ekran tableta. Funkcje dotykowe pozwalają na szybką i łatwą obsługę. Na ekranie można umieścić dowolne aplikacje, pobierając je z Xerox App Gallery i dostosowywać interfejs do własnych potrzeb, tak, aby najczęściej używane ikony znajdowały się zawsze pod ręką. Drukarki z funkcją ConnectKey można połączyć z dowolnymi urządzeniami: smartfonem czy laptopem i za ich pomocą zarządzać dokumentami i drukiem. Można skanować lub drukować dokumenty z chmury lub bezpośrednio do niej, udostępniać dokumenty pojedynczym osobom lub grupom bez konieczności wykonywania wielu kroków i tworzenia edytowalnych dokumentów na podstawie wydrukowanych materiałów źródłowych. Co ważne, to wszystko można robić bez fizycznej obecności w biurze.

Materiał promocyjny PartneraMateriał promocyjny Partnera 

Edycja skanów i zarządzanie czasem pracy

Rozwiązania dostępne na rynku pozwalają znacząco przyspieszyć wiele procesów, nawet gdy nie ma nas w biurze. Ułatwień warto szukać w czynnościach, które wykonujemy na co dzień. Urządzenia Xerox oferują ultraszybkie skanowanie, bez konieczności oczekiwania na dokumenty czy ważne pliki przez długi czas. Doskonałym rozwiązaniem jest funkcja rozpoznawania znaków, dzięki której zeskanowany dokument można dowolnie edytować. Aplikacje oferowane przez Xerox pozwalają uzyskać podpis online, a nawet zarządzać czasem pracy. Aby monitorować aktywność i bezpieczeństwo pracowników Xerox stworzył aplikację Team Availability App. Dzięki niej użytkownicy mają dostęp do szybkich raportów, pomagających zarządzać czasem. Aplikację można pobrać bezpłatnie z App Store (iOS) i Google Play Store (Android). Sprawdzi się zarówno w firmach zatrudniających niewielką liczbę pracowników, jak i dużych organizacji. Tym bardziej, że z badań prowadzonych przez Xerox wynika, że 20 proc. organizacji nadal mierzy czas pracy ręcznie, a 60 proc. nie ma pewności co do dokładności w tym zakresie.

Rozwiązania, dzięki którym praca w biurze i poza nim będzie efektywniejsza, szybsza i bezpieczniejsza, są na wyciągnięcie ręki. To, jak ważne jest ich wdrożenie, pokazała pandemia. Choć wróciliśmy do biur, w wielu organizacjach praca zdalna zostanie na dłużej. Będzie oferowana stale lub hybrydowo, kilka razy w tygodniu. Czas podjąć działania, by taką pracę usprawnić, ale też uczynić bardziej bezpieczną. Pracownicy zdalni częściej padają ofiarami cyberprzestępców. Nie warto więc czekać z przejściem procesów papierowych na cyfrowe, na zabezpieczenie przepływu danych, a jednocześnie przyspieszenie komunikacji w zespole. Lepszego momentu na transformację cyfrową nie będzie.

Artykuł otwarty w ramach bezpłatnego limitu

Wypróbuj prenumeratę cyfrową Wyborczej

Nieograniczony dostęp do serwisów informacyjnych, biznesowych,
lokalnych i wszystkich magazynów Wyborczej.